Liên kết web

QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ NĂM 2019

  PHÒNG GD&ĐT LÝ NHÂN                  CỘNG HOÀ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG MN XÃ PHÚ PHÚC                         Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 


     Số:  05 /QĐ-MNPP                           Phú Phúc, ngày  05  tháng 01 năm 2019

 

 

QUYẾT ĐỊNH

 việc Ban hành Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ

 

 


HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG MẦM NON XÃ PHÚ PHÚC

 

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày  6 tháng 4 năm 2013 của Bộ nội vụ hướng dẫn xây dụng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 216/QĐ-UBND ngày 19 tháng 1 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Nam về việc chuyển đổi trường mầm non Phú Phúc từ bán công sang công lập;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Theo đề nghị của Tổ trưởng Văn phòng,

 

QUYT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trường mầm non xã Phú Phúc.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kế từ ngày ký.

Điêu 3. Tổ trưởng văn phòng, Tổ trưởng chuyên môn, giáo viên và nhân viên có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận:                                                                  HIỆU TRƯỞNG

- LĐT (để chỉ đạo);

- GV, NV, cán bộ phụ trách VT (t/h);

- Lưu: VT.

 

                                                                         Bùi Kim Thanh

 

 

 

 

   PHÒNG GD&ĐT LÝ NHÂN          CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG MN XÃ PHÚ PHÚC                   Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 


QUY CHẾ

Công tác Văn thư, Lưu trữ

(Ban hành kèm theo Quyết định sổ  05/QĐ-MNPP ngày 05 tháng01 năm 2019 của Trường mầm non xã Phú Phúc)

 


ChươngI

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo theo chức năng, nhiệm vụ của Trường mầm non xã Phú Phúc.

2. Công tác văn thư quy định tại Quy chế này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Trường mầm non xã Phú Phúc; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

3. Công tác lưu trữ quy định tại Quy chế này bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyến qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Trường mầm non xã Phú Phúc.

2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kế cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Trường mầm non xã Phú Phúc phát hành.

3. Bản thảo văn bản là bản được viết tay hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.

4. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được Trường mầm non xã Phú Phúc ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

5.Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được Trường mầm non xã Phú Phúc ban hành.

6. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

7. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.

8. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

9. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Trường mầm non xã Phú Phúc.

10. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cán bộ, các tổ chuyên môn thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

11. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ nhà trường, Lưu trữ lịch sử.

12. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

13. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tăc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

Điều 3. Trách nhiệm đối vói công tác văn thư, lưu trữ

1. Trách nhiệm của Hiệu trưởng trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ:

A. Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

a. Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.

b. Trách nhiệm của Bộ phận hành chính nhà trường:

Bộ phận hành chính nhà trường trực tiếp tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại nhà trường.

2. Trách nhiệm của cán bộ, giáo viên, nhân viên:

Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ mỗi cán bộ, giáo viên, nhân viên phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Trường mầm non xã Phú Phúc về văn thư, lưu trữ.

Điều 4. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

1.  Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.

2. Tất cả cán bộ, giáo viên, nhân viên có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ.

 

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VẢN BẢN

 

Điều 5. Hình thức văn bản

Các loại văn bản thuộc phạm vi nhà trường ban hành là văn bản hành chính như: Quyết định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển...

Điều 6. Thể thức văn bản

1. Văn bản hành chính

Thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

2. Văn bản chuyên ngành

Thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ...

Điều 7. Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản hành chính được thực hiện như sau:

- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn tbảo, Hiệu trưởng giao cho một bộ phận chuyên môn hoặc một giáo viên, nhân viên soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.

- Bộ phận chuyên môn hoặc một giáo viên, nhân viên tham gia soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khấn, nơi nhận văn bản;

+ Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

+ Soạn thảo văn bản;

+ Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo trường tham khảo ý kiến của các tổ chuyên môn, hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến đế hoàn thành bản thảo.

+ Trình duyệt dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.

Điều 8. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1. Dự thảo văn bản phải do Lãnh đạo trường duyệt văn bản và ký phê duyệt.

2. Trong trường họp dự thảo đã được Lãnh đạo trường phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì các bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa bổ sung.

Điều 9. Kiếm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Các bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành; ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) và các phụ lục kèm theo (nếu có); đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản trước khi trình người ký văn bản quyết định.

2. Bộ phận hành chính có trách nhiệm giúp Lãnh đạo trường kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Điều 10. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của Trường mầm non xã Phú Phúc.

2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thấm quyền:

- Hiệu trưởng có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do Trường mầm non xã Phú Phúc ban hành, đặc biệt là những văn bản gửi ngoài ngành, gửi cấp trên. Các văn bản do Hiệu trưởng ký được Văn thư tập hợp vào một số thời điểm trong ngày (02 lần/ngày, trừ một số trường hợp đặc biệt phải giải quyết nhanh hoặc phải giải thích thêm thì Lãnh đạo trường được giao soạn thảo trình ký).

- Hiệu trưởng ủy quyền cho Phó hiệu trưởng ký thừa ủy quyền (TUQ) một số văn bản.   Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản. Người được thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT), ký thừa lệnh (phải ghi TL), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ), ký thay mặt (phải ghi TM). Cụ thể như sau:

+ Ký thay Hiệu trưởng các văn bản thuộc thấm quyền của nhà trường trên các lĩnh vực được phân công phụ trách do các bộ phận chuyên môn soạn thảo trình ký. Phó hiệu trưởng ký thay chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và trước pháp luật. Các văn bản do Phó hiệu trưởng ký phải gửi 01 bản cho Hiệu trưởng để báo cáo.

- Không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai để ký văn bản.

Điều 11. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.

2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thế thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do Lãnh đạo trường quyết định.

4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.

5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo trường ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đối công tác phải được thể chế hoá bằng văn bản hành chính.

Mục 2

QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 12. Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Trường mầm non xã Phú Phúc phải được quản lý tập trung tại Văn thư nhà trường (sau đây gọi tắt là văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và Khẩn”(sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước và hướng dẫn tại Quyết định này.

Điều 13. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến nhà trường phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

3. Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1.Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)..., đối với văn bản mật đến phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho Lãnh đạo Trường; trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ thì cán bộ, giáo viên, nhân viên tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo Trường để xử lý.

2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thế trong cơ quan, tố chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho Văn thư để đăng ký.

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);

+ Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Văn bản đến của cơ quan, tố chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v...

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi sổ đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.

+ Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyến cho tổ chuyên môn hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.

3. Đăng ký văn bản đển

Văn bản đến được đăng ký vào số đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.

Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt nhũng từ, cụm từ không thông dụng.

Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.

Điều 15. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, Văn thư phải chuyển Hiệu trưởng phê duyệt chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyến giao ngay sau khi nhận được.

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều cá nhân thì cần xác định rõ cá nhân chủ trì, cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi cá nhân (nếu cần).

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng.

2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, cán bộ văn thư đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.

3. Việc chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Các đơn vị phối hợp sẽ nhận văn bản đến dạng scan thông qua hộp thư điện tử. Cá nhân nhận văn bản đến dạng giấy và phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

Điều 16. Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Các Phó hiệu trưởng được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Hiệu trưởng và những văn bản đến thuộc" các lĩnh vực được phân công phụ trách.

1. Các tổ chuyên môn và các cá nhân phải thường xuyên kiểm tra email và hộp thư báo tại Văn thư để nhận văn bản đến. Sau khi nhận được văn bản đến các tổ chuyên môn, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Trường; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của nhà trường.

3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Lãnh đạo Phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi

hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

4. Bộ phận Văn thư có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Trường về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các tổ chuyên môn liên quan.

Điều 17. Trình tự giải quyết văn bản đi sau khi ký, duyệt

Văn bản đi của nhà trường sau khi ký duyệt phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3.Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5.Lưu văn bản đi.

Điều 18. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản

- Kiểm tra thế thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thế thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

1. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

a. Ghi số của văn bản

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính:

+ Các loại văn bản được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng tại Văn thư của nhà trường.

b. Ghi ngày, tháng của văn bản

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

- Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

Điều 19. Đăng ký văn bản

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.

1. Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, cán bộ văn thư đề xuất việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù họp.

Văn bản mật đi được lập sổ đăng ký riêng.

Hàng năm, Phòng Giáo dục và Đào tạo lập các loại sổ sau:

- Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);

- Số đăng ký văn bản mật đi.

2. Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp đăng ký bằng sổ hoặc đăng ký trên máy vi tính.

Điều 20. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1.Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.

a. Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư.

b. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản, không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.

Trong trường hợp có cơ quan yêu cầu gửi 02 bản trở lên, nhân viên soạn thảo phải đề sẵn số lượng bên cạnh cơ quan đó, tổng số lượng văn bản phát hành phải được đánh sẵn bên cạnh chữ VT ở dòng Lưu, ví dụ:

“Nơi nhận:

Phòng GD&ĐT (02);

Phòng Tài chính ;  

Lưu: VT (04).”

c. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

d. Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Trường và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

2. Đóng dấu cơ quan

a. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

b. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.

c. Đóng dấu vào phụ lục kèm theo

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

d. Đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.

3. Đóng dấu độ khấn, mật

a. Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

b. Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT) và dấu “Tài liệu thu hồi” được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước.

c. Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thê thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Điều 21. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theò dõi việc chuyển phát văn bản đi

Thủ tục phát hành văn bản

Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:

Lựa chọn bì;

Viết bì;

Vào bì và dán bì;

Đóng dấu độ khẨn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).

Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thế phát hành chậm nhất là 03 ngày, kế từ ngày ký văn bản.

Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HOA TỐC”, "KHẨN" "THƯỢNG KHÁN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.

Văn bản đi được chuyên phát qua bưu điện phải được đăng ký vào số gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiếm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.

Việc chuyến giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tô chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sô chuyển giao văn bản.

đ. Chuyển phát văn bản đi băng máy fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyến phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyên phát cho nơi nhận qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với nhũng văn bản có giá trị lưu trữ.

Chuyến phát văn bản mật thực hiện theo quy định tai Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 nam 2002 của Chính phủ và quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(Al 1) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an.

Theo dõi việc chuyến phát văn bản điCán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyến phát văn bản đi.

Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát vặn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định.

Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiếm tra, đối chiếu đế bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay bộ phận Văn thư đê xứ lý.

Điều 22. Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải được lưu 01 bản. Văn bản hành chính thông thường, chỉ đạo, điều hành phải đưa lên website theo tài khoản Văn thư.

Bản gốc lưu tại Văn thư ở trường phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Văn thư có trách nhiệm lập số theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Phòng Giáo dục và Đào tạo.

Mục 3

LẬP HỒ Sơ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ

Điều 23. Lập danh mục hồ sơ

Tác dụng của Danh mục hồ sơ

Quản lý các hoạt động của nhà trường thông qua hệ thống hồ sơ.

Giúp cho cho nhà trường chủ động trong việc tố chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại bộ phận văn thư được chặt chẽ và khoa học.

Là căn cứ đế kiêm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phân nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuấn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệư vào Lưu trừ cơ quan.

Là căn cứ đế lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.

Căn cứ lập danh mục hồ sơ

Các căn cứ chủ yếu để lập danh mục hồ sơ bao gồm: các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tố chức của nhà trường; Quy chế làm việc của nhà trường, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của trường, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của trường, tố chức và của mỗi cá nhân; Danh mục hồ sơ của những năm trước.

Nội dung lập Danh mục hồ sơ

Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

- Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dụng theo cơ cấu tố chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức đế chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Những cơ quan, tố chức có cơ cấu tố chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tố chức. Những cơ quan, to chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ôn định, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.

- Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tố chức làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ.

1. Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị - đổi với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức; hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động.

2. Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tống hợp đến cụ thế, có thế kết họp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ.

Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập.

1.Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ tại Khoản 2 Điều này; đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thế của từng cá nhân trong đơn vị.

2. Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.

Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ

Thời hạn bảo quản hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan tổ chức (nếu có).

Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

1. Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã

2. Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số A rập.

3. Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Á rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chừ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn dễ hiểu, dễ nhớ.

Việc đánh số hồ sơ có the áp dụng một trong hai ốách sau:

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01.

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

Tố chức lập Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:

- Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của nhà trường; lấy ý kiến đóng góp của cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình người đứng đầu cơ quan ký ban hành.

- Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, bô sung, chỉnh sửa (nêu cân); hoàn thiện dự thảo, trình người đứng đâu cơ quan ký ban hành.

Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm.

Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đối, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tố chức.

Điều 24. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

Nội dung việc lập hồ sơ công việc

Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của nhà trường và thực tế công việc được giao, cán bộ, văn thư phải chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường họp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ).

Thu thập văn bản vào hồ sơ

1. Cán bộphụ trách có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm;

2. Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như. bài phát biếu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo... bảộ đảmrsự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

3.Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích họp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).

Kết thúc và biên mục hồ sơ

1. Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiêm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu sách báo không cần để trong hồ sơ;

2. Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức viên chức phải biên mục hồ sơ đây đủ.

3. Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bo sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.

Yêu cầu đối  với mồi hồ sơ được lập

Hồ sơ đượclập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệmvụ của nhà trường, đơn vị hình thành hồ sơ.

Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 25. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức

Cán bộ, công chức, viên chức phải nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ nhà trường

theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này. Trường hợp đơn vị, cá nhân cần

giữ lại hồ sơ, tài liệuđã đến hạn nộp lưu để phụcvụ công việc thì phải thông báo

bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan, tố chức biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Phòng nhưng thời hạn giữ lại không quá hai năm.

Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyến công tác, thôi việc nghỉ hưởng chế độ bảo hiếm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc cho người kê nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tố chức khác. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bàn giao nhận.

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tàiliệu xây dựng cơ bản.

Thủ tục giao nhận

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, vỉên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan Phòng và bên giao tài liệu mồi bên giữ môi loại một bản.

Điều 26. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức

Trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, tố chức

Hàng năm Hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ nhà trường; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các bộ phận thuộc phạm vi quản lý.

Trách nhiệm của Văn thư

Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lun hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đon vị mình.

Tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ .

Trách nhiệm của các bộ phận thuộc nhà trường

Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan. Cụ thể:

Phân công trách nhiệm cho các cá nhân lập hồ sơ về những việc mà bộ phận mình được giao chủ trì giải quyết;

Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ nhà trường;

Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ nhà trường theo đúng thời hạn quy định.

Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết.

Nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.

Trách nhiệm của cán bộ Văn thư, lưu trữ

Cán bộ Văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước.

 

Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 27. Quản lý con dấu

Bộ phận Văn thư chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng việc quản lý, sử dụng con dấu của nhà trường.

Con dấu của nhà trường giao cho cán bộ phụ trách văn thư được sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi nhà trường phải được sự đồng ý của Hiệu trưởng và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.

Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng cán bộ văn thư phải báo cáo hiệu trưởng làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Hiệu trưởng phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.

Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

Điều 28. Sử dụng con dấu

Cán bộ phụ trách văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của nhà trường.

Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và có chữ ký của người có thẩm quvên.

Không đưọc đóng dâu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sằn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

Chuơng III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1

CÔNG TÁC THƯ THẬP, B SUNG TÀI LIỆU


Điều 29. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ nhà trường

Hàng năm cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ nhà trường có nhiệm vụ tố chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ nhà trường, cụ thể:

Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

Phối hợp với các bộ phận xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ nhà trường.

Chuấn bị kho và các phương tiện bảo quản đế tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Điều 30. Chỉnh lý tài liệu

Hồ sơ, tài liệu của nhà trường phải được chính lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

Nguyên tắc chỉnh lý

Không phân tán phông lưu trữ.

Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyêt công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập).

Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của nhà trường.

Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:

Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

đ. Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

Điều 31. Xác định giá trị tài liêu

Bộ phận văn thư, lưu trữ nhà trường có nhiệm vụ xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo trường ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền về văn thư, lưu trữ.

Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:

Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể.

Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Điều 32. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Thực hiện theo quy định tại Điều 18 Luật lưu trữ 2011.

Điều 33. Hủy tài liệu hết giá trị

Thực hiện theo quy định tại Điều 28 Luật lưu trữ 2.011.

Điều 34. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thực hiện theo quy định tại Điều 21 luật Lưu trữ 2011.

Mục 2

BẢO QUẢN, TỐ CHỨC sử DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 35. Bảo quản tài liệu lưu trữ

Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ nhà trường do các cán bộ phụ trách tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ nhà trường và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ nhà trường. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiêt theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.

Cán bộ Văn thư có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuấn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, no, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với tùng loại tài liệu lun trữ.

Cán bộ phụ trách công tác văn thư của nhà trường có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho đế trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho đế nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.

Điều 36. Đối tưọng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong nhà trường đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Lãnh đạo trường hoặc cán bộ Văn thư đồng ý.

Điều 37. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Thực hiện theo quy định tại Điều 32 Luật lưu trữ 2011.

Điều 38. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Thực hiện theo các quy định tại Điều 31 và Điều 34 Luật lưu trữ 2011.

Điều 39. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

a. Lưu trữ nhà trường phải có Nội quy phòng đọc.

b. Nội quy Phòng đọc bao gồm các nội dung cần quy định sau:

Thời gian phục vụ độc giả.

Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu. Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc.

c. Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của cán bộ phụ trách.

d. Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép.

Ngoài các quy định trên, độc giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào nhà trường; Quy định vê sử dụng tài liệu; Quv định về phòng chống cháy nổ của nhà trường./.

 

Nơi nhận:                                                                  HIỆU TRƯỞNG

- LĐT (để chỉ đạo);

- GV, NV, cán bộ phụ trách VT (t/h);

- Lưu: VT.

                                                                         Bùi Kim Thanh

 

 

                                                                                   

 

Các tin khác